個人情報の取り扱いについて

東京都新宿区大久保2-4-12
アクト情報サービス株式会社
個人情報保護管理者
システム運用部長 松田 均
連絡先 TEL:03-5410-5667

1.個人情報の利用目的について
 当社は取得した個人情報を以下の目的のために利用します。
 (1) 当社従業員及び採用応募者の個人情報
 ・従業員の給与計算、人事管理、福利厚生、緊急連絡
 ・従業員採用手続
 (2) 受託業務に際し、顧客から取扱いを委託される個人情報
 ①名刺の印刷業務
 ②封筒、葉書の宛名印刷業務
 ③情報処理業務
 (3) 顧客担当者の部署名、氏名、連絡先に関する個人情報
 ①商品の発送、仕入れ、支払等の事務処理及び、業務上の諸連絡
 ②Webによるオフィス用品販売代理店業務
 (4) お客様からのお問い合わせへの対応
 (5) 個人情報に関わる本人からの開示等の求め及び、苦情・相談への対応

2.個人情報の第三者提供について
 当社は以下の場合に限り、取得した個人情報を第三者に提供することがあります。
 (1) 第三者に提供する目的
 上記1.個人情報の利用目的の(3)の②における、オフィス用品の発送及び業務上の諸連絡のため。
 (2) 提供する個人情報
 購入時ご担当者様の、法人名、法人住所、氏名、連絡先及び、Webショップログイン時のID並びに初期パスワード。
 (3) 提供の手段又は方法
 電子通信による方法。
 (4) 提供を受ける者
 株式会社大塚商会(オフィス用品の仕入れ先企業)

3.個人情報の取扱いの委託について
 当社は以下の何れかの場合に限り、取得した個人情報の取扱いを外部へ委託することがあります。

 (1) 上記1.個人情報の利用目的の(2)において、業務を外部業者へ委託する場合。
 (2) 上記1.個人情報の利用目的の(3)の①において、商品の発送を外部業者へ委託する場合。
 ※個人情報の取扱いの委託に当たっては、十分な個人情報保護の水準を満たす者を選定し、 契約等により保護水準を担保するとともに適切な監督を行います。

4.個人情報の開示等について
  (1) 当社は下記 ”開示対象個人情報” に関し、本人から個人情報の利用目的の通知、開示、内容の 訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、「開示等」という)の求めがあった場合には、速やかに対応しますとともに、以下のとおりその手続等を定めます。
  ※ 開示対象個人情報とは、当社が保有する個人情報のうち、特定の個人情報を容易に検索ができるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が開示、内容の訂正、内容の追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。
 ① 開示等の申し出先
 本人からの開示等のお求めの申し出先は、当社苦情・相談窓口担当者(下記の【お問い合わせ窓口】)とさせていただきます。
 ② 開示等のお求めに際して提出いただく書類
 下記の当社所定の請求書(a) に本人確認用の書類(b)を添えて、書留又は特定記録郵便にてご請求下さい。
 (a) 「個人情報開示等請求書」
 (書式印刷の上、必要事項をご記入ください。)
 (b) 本人確認ができる次の何れかの書類の写し
 ・住民票(本籍地未記載のもの)
 ・健康保険証
 ・運転免許書又はパスポート
 なお、申し出が代理人の場合は委任状を提出してください。
 ③ 回答方法について
 本人(又は代理人)の住所宛に、本人限定受取郵便にて回答いたします。なお開示のお求めを受け付けてから1週間以内の回答を原則としますが、調査等のため著しく期間が必要な場合は事前にご連絡いたします。
 ④ 開示等のお求めの手数料とお支払方法について
利用目的の通知又は開示請求の場合、一回の請求ごとに 1,080円(税込)の手数料を、当社へお振込みいただきます。(振込手数料はご本人負担となります。)
  (2) 当社は以下の何れかに該当する場合には、開示等のお求めに関わる個人情報の全部又は一部について開示を行わないことがあります。その場合には、開示を行わない旨及び理由をお知らせいたします。またその際の手数料はいただきません。
 ① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
 ② 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
 ③ 法令に違反することとなる場合

5.個人情報を提供されることの任意性について
 お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

個人情報に関するお問い合わせ窓口
 個人情報に関する開示等のお求め、苦情・相談等につきましては下記窓口へお問い合わせ下さい。

【お問い合わせ窓口】

〒169-0072
東京都新宿区大久保2-4-12
アクト情報サービス株式会社 管理部(苦情・相談窓口担当)
TEL:03-3204-6891 FAX:03-3204-6895
E-mail:actinfo@actinfo.co.jp